Best Value Procurement – De 4 fasen

Bij Best Value Procurement tenders en Europese Aanbestedingen wordt de nadruk gelegd op de kennis en de kunde van de expert leverancier. Deze gaat op basis van dominante informatie (metrics) zijn prestaties beschrijven, maar ook wat de risico’s en de kansen van het project zijn. Best Value is te verdelen in vier fasen. Graag lichten wij deze fasen kort toe en leggen wij uit wat de opdrachtgevers kunnen verwachten.

Opdrachtgevers kunnen volledige draaiboeken en afvinklijsten met requirements maken over hoe projecten uitgevoerd moeten worden. De rollen worden bij een Best Value aanbesteding omgedraaid. De aanbieders zetten zelf hun expertise in om tot het beste resultaat te komen. Door pro-actief mee te denken met de opdrachtgever kan er met een open vizier gekeken worden naar het beste plan om het project aan te pakken. Dit gebeurt bij Best Value. Om de aanbesteding te winnen, moeten de volgende 4 fasen succesvol doorlopen worden.

Best Value Procurement – Fase 1 – Voorbereidingsfase

Best Value procurement fase 1 – De opdrachtgever stelt de projectdoelen die bereikt moeten worden. De weg daar naar toe moet uitgewerkt worden door de experts, de aanbieders. In de eerste fase gaat de opdrachtgever het proces rondom de aanbesteding vorm geven. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan het maken van een planning, aanbieders uitnodigen en toelichten van de Best Value aanpak via een marktbijeenkomst. De lijnen voor het project worden in deze fase door de opdrachtgever uitgezet.

Best Value Procurement – Fase 2 – Beoordelingsfase

Best Value procurement fase 2 – In deze fase wordt er al een eerste selectie gemaakt. Hierbij wordt er gezocht naar de beste kwaliteit tegen de laagste prijs. Vaak zal de nadruk liggen op de kwaliteit. In deze fase zullen de prijsvechters afhaken en de potentiële opdrachtnemers die de beste kwaliteit etaleren maken de grootste kans om verder te gaan in het traject. In de beoordelingsfase wordt er al diep ingegaan op de inhoud van het traject, maar nog wel in grote lijnen. Er wordt gezocht naar prestatie onderbouwing van de leveranciers, de risico’s en waar de kansen liggen. De opdrachtnemers die in de race zijn leveren dominante informatie aan via de kwaliteitsdocumenten: de prestatie-onderbouwing, het risicodossier en kansendossier.

Een interview met meestal twee sleutelfunctionarissen van de opdrachtnemer maakt onderdeel uit van deze fase. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om een projectleider. In de interviews wordt er dieper ingegaan op details binnen het project. Het zijn dus uw experts die inhoudelijk goed op de hoogte zijn van het project en de manier van aanpak van de opdrachtnemer. U doet er daarom goed aan om uw sleutelfunctionarissen actief te betrekken bij het opstellen van de kwaliteitsdocumenten. Het interview is vaak een zwaarwegende factor voor het winnen van de aanbesteding.

Best Value Procurement – Fase 3 – Concretiseringsfase

Best Value procurement fase 3 – In deze fase gaat de opdrachtnemer de plannen uitwerken tot in de details en neemt hierbij een voortrekkersrol. In de concretiseringsfase wordt aangetoond dat de opdrachtnemer het juiste bedrijf is voor de opdracht. Er wordt niet alleen tot in de details uitgelegd wat het plan van aanpak is, er wordt ook onderbouwd hoe u tijdens het project vinger aan de pols houdt. De resultaten en de voortgang moeten tussentijds meetbaar zijn. De opdrachtgever moet ervan overtuigd worden dat de risico’s onder controle worden gehouden. Door in deze fase alle facetten goed op een rijtje te hebben, kunnen eventuele kansen benut worden en alle problemen al in een vroeg stadium getackeld worden.

Best Value Procurement – Fase 4 – Uitvoeringsfase

Best Value procurement fase 4 – In de uitvoeringsfase gaat het gebeuren. De opdracht is u gegund en het is tijd om de plannen waar te maken. Aan de hand van een gedetailleerde planning kan er een start worden gemaakt. De opdrachtgever kan de voortgang en de kwaliteit meten aan de hand van prestatie-indicatoren en de Wekelijkse Risico Rapportage. Hulp nodig met Best Value Procurement tenders? Neemt dan contact met ons op!

Voor meer informatie over de 4 fasen van Best Value kunt u ook het E-book downloaden of neem een kijkje bij het kennislab op deze site.